Інвойс і проформа-інвойс для ФОП: зразок і бланк
Що це, чим відрізняються від рахунку-фактури, які поля потрібні іноземному клієнту, і двомовний бланк Word.
Інвойс (invoice) — рахунок на оплату товарів чи послуг; так його називають у міжнародній практиці, тому ФОП виставляють інвойси іноземним клієнтам, зазвичай двомовні й у валюті. Проформа-інвойс — попередній рахунок до поставки або надання послуг, наприклад для авансу. Для українських клієнтів той самий документ називають рахунком-фактурою.
Інвойс, проформа, рахунок-фактура
| Документ | Кому й коли | Що підтверджує |
|---|---|---|
| Рахунок-фактура | Українському клієнту, у гривнях | Прохання оплатити |
| Інвойс | Іноземному клієнту, у валюті, часто UA/EN | Прохання оплатити; за умовами договору — і надання послуг |
| Проформа-інвойс | До поставки чи послуги, для авансу | Лише погоджену суму, не факт надання |
Зразок інвойсу UA/EN
Інвойс / Invoice № 2026-014 від / dated 31.10.2026
Виконавець / Contractor: ФОП Петренко Петро / Individual entrepreneur Petro Petrenko, Tax ID 1234567890, Kyiv, Ukraine · IBAN UA00…0000, SWIFT XXXXUAUX
Замовник / Customer: Example GmbH, Berlin, Germany · Agreement № 7 dated 01.09.2026
1. Розробка вебзастосунку, жовтень 2026 / Web application development, October 2026 — 80 h × 30.00 — 2 400.00 USD
Разом / Total due: 2 400.00 USD · Без ПДВ / VAT not applicable · Строк оплати / Due: 10.11.2026
Оплата цього інвойсу означає згоду з обсягом і якістю наданих послуг. / Payment of this invoice confirms acceptance of the services rendered.
Типові помилки
- Гривневий IBAN замість реквізитів валютного рахунку з SWIFT.
- Розмитий опис: «IT services» без періоду й обсягу.
- Валюта чи сума не збігаються з договором.
- Немає умови про прийняття послуг, хоча акт не складається.
Часті питання
Чим інвойс відрізняється від рахунку-фактури?
За суттю — нічим: обидва просять оплатити. «Інвойс» (invoice) — звична назва в міжнародній практиці, тому його виставляють іноземним клієнтам, часто двомовним (українська + англійська) і у валюті. Для українських клієнтів кажуть «рахунок» або «рахунок-фактура».
Що таке проформа-інвойс?
Попередній рахунок: його надсилають до поставки чи надання послуг, щоб клієнт оплатив аванс або погодив суму. Проформа не підтверджує, що послугу вже надано.
Чи може оплачений інвойс замінити акт виконаних робіт?
Може, якщо інвойс містить реквізити первинного документа, а договір чи оферта прямо передбачає, що оплата інвойсу означає прийняття послуг. Так часто працюють ФОП з іноземними клієнтами. Формулювання варто погодити з бухгалтером.
Які поля потрібні в інвойсі для іноземного клієнта?
Номер і дата, дані ФОП англійською (ПІБ, адреса, РНОКПП), дані клієнта, опис послуг, кількість, ціна, валюта, загальна сума, строк оплати, банківські реквізити для валютного платежу (IBAN, банк, SWIFT) і позначка, що ПДВ не застосовується, якщо ви не платник ПДВ.
У якій валюті виставляти інвойс?
У валюті договору — зазвичай USD або EUR. Для зарахування валюти ФОП потрібен валютний рахунок; реквізити для SWIFT-платежу дає ваш банк.
Матеріал інформаційний і не є податковою чи бухгалтерською консультацією.
Потрібен рахунок зараз?
Створіть рахунок-фактуру в Rakhuno за 2 хвилини. Email — для нагадувань про податки.
Безкоштовний рахунокRakhuno не є податковим консультантом. Перевіряйте актуальні вимоги ДПС / бухгалтера.